Je Inbox leeg, maar nu echt!?

Je Inbox leeg, maar nu echt!?

Je Inbox leeg krijgen en houden, niet door je e-mails ongelezen te verslepen naar een ander mapje maar echt leeg en opgeruimd! Klinkt het als een Fata Morgana? Begrijpelijk, maar met deze 8 tips kan het echt!

Van gelezen naar ongelezen

Je herkent het vast wel. ’s Ochtends op je werk met een kop koffie in je hand even door de mailtjes in je Inbox scrollen. Sommigen even snel lezen en dan weer op opgelezen zetten. Dat handel je later wel af. Nu eerst snel aan het werk.

Dit ritueel van even snel lezen, weer sluiten en niet afhandelen herhaalt zich een paar keer per dag. Je mailtjes heb je inmiddels drie keer gelezen maar een antwoord heb je nog niet verstuurd. En je Inbox blijft maar volstromen met nieuwe e-mails. Het stressniveau neemt alleen maar toe.

8 tips die je nu meteen kunt gaan toepassen!

Hoe ga je het dan toch voor elkaar krijgen dat die Inbox leeg wordt en vooral ook leeg blijft? 8 tips die je nu meteen kunt gaan toepassen:

  • Stop met e-mail lezen. Start vandaag nog met je e-mail af te handelen. Ja, dat is echt anders dan lezen. Het Doe-Het-Nu principe gaat je helpen. Laat je e-mail niet (meer) los voordat je de e-mail hebt afgehandeld.
  • Focus je bewust op e-mail afhandelen. Sommigen helpt het om een paar keer per dag tijd in te plannen voor e-mail. Het belangrijkste is dat je bewust met je e-mail bezig bent en niet nog tien andere dingen tegelijk doet.
  • Je kunt het automatisch binnenhalen van e-mail uitzetten en zelf handmatig je e-mails binnenhalen. Zo word je niet bij elke nieuwe e-mail gestoord.
  • Beperk het aantal e-mails dat je krijgt. Schrijf je uit bij mailings die je nooit leest, zet de vinkjes uit bij social media dat je een mailtje krijgt van elke reactie of nieuwe volger.
  • Gooi afgehandelde e-mails direct weg of haal ze uit je Inbox en bewaar ze in een (sub)map.
  • Haal de e-mails die je nu nog niet helemaal kunt afhandelen uit je Inbox en bewaar ze in een map. Je leest het goed: uit het zicht. Hang er wel een vlag (opvolgmarkering) aan, zodat je een overzicht hebt van wat je nog moet opvolgen. E-mails met een vlag verschijnen in je takenlijst en onder de agenda op de aangegeven dag (vanaf Outlook 2010).
  • Vaker bellen in plaats van e-mailen voorkomt onnodig heen en weer ge-e-mail en miscommunicatie. En het helpt uiteraard ook om minder e-mail te krijgen.
  • Heb je heel veel e-mail in je Inbox, omdat je altijd alle e-mail liet staan? Verplaats al je e-mail naar een map ‘oud’, zodat je met een schone lei kunt beginnen. Plan eventueel tijd in om de map oud door te lopen. Maar als die > 1000 email bevat kun je misschien beter laten voor wat het is. Grote kans dat je er nooit meer naar kijkt.

Meld u aan voor onze nieuwsbrief