Eén plek waar alles staat: je agenda!?

Eén plek waar alles staat: je agenda!?

Irriteer je je ook aan al die plekken met to-do lijstjes en dingen die je moet onthouden? Je ziet er als een berg tegen op om dit aan te pakken. Motivatie is ver te zoeken, totdat het doordringt dat je drie weken per jaar aan tijd kunt besparen! Met deze 10 tips kun je jezelf in een paar weken tijd (re)organiseren.

Waar moet je beginnen?

Elke dag weer hetzelfde gedoe. Een takenlijst waarbij alles rood is. Vergaderingen die vanzelf in je agenda verschijnen. Een to-do lijstje voor vandaag ligt op je bureau, dat afvinken geeft zo’n lekker gevoel! In je iPad staan nog alarmpjes van afspraken die je echt niet moet vergeten. Post-its plak je zichtbaar op je bureau. In je hoofd onthoud je de verjaardagen van vrienden. Privé-afspraken staan in je papieren agenda. Oh ja, de huisagenda nog, voor afspraken van je partner, kinderen en familie.

Genoeg hulpmiddelen om te plannen. Maar word je soms niet helemaal gek van jezelf?  Verlang je ook naar een simpele oplossing die gewoon lekker praktisch is? En dat je niet steeds hoeft na te denken wat je moet doen? En verlang je vooral naar één plek waar alles staat? De oplossing: je agenda!

 

10 tips om in een paar weken tijd 30 minuten per dag te besparen:

1. Start met het verzamelen van alle acties uit je lijstjes, briefjes, hoofd, post-its, notitieblok, papieren agenda’s. Maak er één lijst van op je pc. Doe dat voor zowel werk als privé.

2. Begin eerst met de belangrijkste dingen in je (elektronische) agenda te plaatsen: bijvoorbeeld je eigen werk/kerntaken, afspraken met en beloftes aan anderen, voorbereiding en uitwerking van besprekingen.

3. Zet ook privézaken in je agenda. Dat geeft een totaal overzicht. Hierdoor kun je makkelijker anticiperen op piek periodes in je werk of privé.

4. Wen je aan om alles in je agenda te zetten: deadlines, afspraken, voorbereiding en uitwerking van afspraken, eigen werk, werk van 30 minuten of meer uit je e-mails, reistijd, vrije tijd, sporten, verjaardagen, e-mailmomenten, lunch, tijd voor telefoontjes, evaluatiemomenten, administratie…

5. Gebruik agenda-items zelf ook als notitieblok. Plaats alles erin wat met het agenda-item te maken heeft en wat je wilt onthouden. Je kunt zelfs documenten of e-mails toevoegen (gewoon slepen en loslaten).

6. Plaats e-mails die nog moeten worden beantwoord in het betreffende agenda-item. Je kunt ook een vlag/opvolgmarkering aan een e-mail toevoegen, de e-mail uit je Inbox weghalen en in een mapje opslaan en de vlag onderaan je agenda mee te laten lopen (Outlook 2010/2013: Beeld, Takenlijst Vandaag, Normaal).

7. Start Outlook op met je agenda in plaats van je e-mail. Door de dag met je agenda te beginnen, stimuleer je jezelf om die te gaan gebruiken en om meer focus te krijgen op de dingen die moeten gebeuren (Outlook 2010/2013: Bestand, Opties, Geavanceerd, Outlook in deze map starten, Agenda).

8. Zorg dat je agenda op je smartphone, laptop of tablet beschikbaar is. Synchroniseren van Outlook naar iphone en iPad kan met de gratis iCloud Control Panel 3.1 for Windows. Synchroniseren naar je Android tablet en smartphone kan met bijvoorbeeld Syncit of Sync2 (beide betaald).

9. Leer jezelf aan om dingen pas weer tegen te komen als het daar de tijd voor is. Dus juist uit het zicht! Je agenda is hiervoor een prachtig hulpmiddel. Alles in het zicht laten liggen zodat je er aan herinnerd wordt om iets te doen geeft uiteindelijk chaos.

10. Reserveer wekelijks een vast tijdstip voor wekelijks “onderhoud” van de agenda. Een vast moment om bijvoorbeeld je agenda bijwerken en eventueel taken te herplannen. ‘Staat alles in de agenda wat ik op dit moment weet of kan bedenken?’

 

Hulp nodig? Stel je vraag tijdens de Live chat op vrijdagmiddag!

Meld u aan voor onze nieuwsbrief